| Podmioty przekazujące bazy danych oświatowych | Podmioty, do których są przekazywane bazy danych oświatowych | Termin przekazania baz danych oświatowych |
| szkoły i placówki oświatowe, jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół, placówki spoza systemu oświaty zatrudniające nauczycieli | jednostka samorządu terytorialnego, która jest dla danej szkoły lub placówki organem prowadzącym, wpisującym do ewidencji lub wydającym zezwolenie na działalność | 5 kwietnia 2016 r. |
| minister, który jest dla danej szkoły lub placówki organem prowadzącym, wpisującym do ewidencji lub wydającym zezwolenie na działalność | ||
| Centralna Komisja Egzaminacyjna, okręgowe komisje egzaminacyjne, centralne placówki doskonalenia nauczycieli | minister właściwy do spraw oświaty i wychowania | |
| jednostki samorządu terytorialnego | właściwy terytorialnie kurator oświaty | 19 kwietnia 2016 r. |
| ministrowie prowadzący, wpisujący do ewidencji lub wydający zezwolenie na działalność szkołom i placówkom oświatowym | minister właściwy do spraw oświaty i wychowania | |
| kuratorzy oświaty | minister właściwy do spraw oświaty i wychowania | 28 kwietnia 2016 r. |
W przypadku zespołów szkół i placówek niepublicznych, w których funkcjonują szkoły, które do ewidencji wpisują różne jst (np. gimnazjum-gmina a liceum-powiat), baza danych oświatowych powinna być przesłana do tej jednostki samorządu terytorialnego, który jest organem wpisującym do ewidencji dla szkoły wyższego szczebla kształcenia (w podanym przykładzie do powiatu). Należy jednocześnie poinformować tą drugą jednostkę samorządu terytorialnego, że baza danych oświatowych gimnazjum została przekazana do scalenia do powiatu w bazie danych zespołu szkół. Analogicznie należy postąpić, jeżeli w zespole szkół publicznych funkcjonują szkoły prowadzone przez dwie różne jednostki samorządu terytorialnego.